Algemene voorwaarden ScaleDesk.

Definities

In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

1. ScaleDesk: de handelsnaam waaronder Chargefield digitale diensten aanbiedt.
2. Chargefield: de juridische contractspartij achter ScaleDesk.
3. Klant: iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon die een overeenkomst sluit met ScaleDesk of een aanvraag doet via de website.
4. Consument: een natuurlijke persoon die niet handelt voor doeleinden die verband houden met een beroep, bedrijf of zakelijke activiteit.
5. Zakelijke klant: iedere klant die handelt in de uitoefening van beroep of bedrijf.
6. Diensten: alle werkzaamheden van ScaleDesk, waaronder AI Checks, dashboards, automatiseringen, websites, integraties, analyses, advies, onderhoud, support, plugins, scripts en maatwerk software.
7. Maatwerk: werkzaamheden die specifiek voor de klant worden ingericht, gebouwd, aangepast of geconfigureerd.
8. Abonnement: een doorlopende overeenkomst voor hosting, beheer, onderhoud, support, dashboardtoegang, monitoring, rapportages of andere terugkerende dienstverlening.
9. Digitale inhoud: gegevens, bestanden, rapporten, dashboards, analyses, code, ontwerpen, documentatie of andere digitale producten die niet op een fysieke drager worden geleverd.

Toepasselijkheid

1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes, opdrachtbevestigingen, overeenkomsten, leveringen, diensten en facturen van ScaleDesk.
2. Afwijkingen van deze voorwaarden zijn alleen geldig wanneer deze schriftelijk of per e-mail door ScaleDesk zijn bevestigd.
3. De algemene voorwaarden van de klant worden uitdrukkelijk uitgesloten, tenzij ScaleDesk deze schriftelijk aanvaardt.
4. Wanneer één of meerdere bepalingen ongeldig of niet-afdwingbaar blijken, blijven de overige bepalingen volledig van kracht. Partijen zullen dan een vervangende bepaling overeenkomen die zoveel mogelijk aansluit bij het doel van de oorspronkelijke bepaling.
5. ScaleDesk mag deze voorwaarden wijzigen. Voor bestaande overeenkomsten gelden wijzigingen pas nadat de klant hierover is geïnformeerd, tenzij een wijziging noodzakelijk is door wetgeving, veiligheid, technische redenen of wijziging van externe leveranciers.

Offertes, aanvragen en totstandkoming van de overeenkomst

1. Alle aanbiedingen en offertes van ScaleDesk zijn vrijblijvend, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.
2. Een overeenkomst komt tot stand zodra de klant een aanbod, offerte, pakket, betaalverzoek of opdrachtbevestiging accepteert, of wanneer ScaleDesk op verzoek van de klant start met de uitvoering van werkzaamheden.
3. Acceptatie kan plaatsvinden via e-mail, formulier, digitale akkoordverklaring, betaling, schriftelijke bevestiging, mondeling akkoord gevolgd door uitvoering, of feitelijk gebruik van de geleverde dienst.
4. ScaleDesk mag een aanvraag weigeren wanneer de opdracht technisch, juridisch, financieel, ethisch of organisatorisch niet passend is.
5. Door de klant verstrekte informatie wordt geacht juist en volledig te zijn. ScaleDesk mag vertrouwen op deze informatie bij het uitbrengen van offertes en het uitvoeren van werkzaamheden.
6. Fouten in offertes, prijsvermeldingen, teksten of berekeningen binden ScaleDesk niet wanneer de klant redelijkerwijs had kunnen begrijpen dat sprake was van een vergissing.

Dienstverlening en uitvoering

1. ScaleDesk voert de diensten uit naar beste inzicht en vermogen op basis van een inspanningsverplichting, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk een concreet resultaat is overeengekomen.
2. ScaleDesk helpt klanten onder meer met inzicht, dashboards, AI-analyses, procesverbetering, automatisering, websitebouw, webshopoptimalisatie, mailingflows, integraties en maatwerk plugins.
3. ScaleDesk bepaalt zelfstandig de wijze waarop de opdracht wordt uitgevoerd, tenzij partijen schriftelijk specifieke uitvoeringsafspraken hebben gemaakt.
4. Termijnen voor uitvoering, oplevering of planning zijn indicatief, tenzij schriftelijk is afgesproken dat een termijn fataal is.
5. ScaleDesk mag werkzaamheden gefaseerd uitvoeren en per fase opleveren, factureren en laten goedkeuren.
6. ScaleDesk mag derden inschakelen voor uitvoering van de overeenkomst, zoals hostingpartijen, ontwikkelaars, ontwerpers, softwareleveranciers, AI-diensten, e-maildiensten, betalingsproviders of automatiseringstools.
7. ScaleDesk is niet verantwoordelijk voor storingen, wijzigingen, beperkingen, prijswijzigingen of beleidswijzigingen van externe platforms, tools, API’s, hostingpartijen, payment providers, e-maildiensten, WordPress, WooCommerce, Google, Meta, OpenAI, Make, n8n, CRM-systemen of andere derden.

Maatwerk, websites, plugins, integraties en wijzigingen

1. Werkzaamheden aan websites, dashboards, integraties, automatiseringen, plugins, scripts, API-koppelingen, formulieren, e-mailflows en softwareconfiguraties gelden als maatwerk wanneer deze specifiek voor de klant worden gebouwd, ingericht of aangepast.
2. Maatwerk wordt uitgevoerd op basis van de beschikbare informatie, technische omgeving, toegang en specificaties op het moment van de opdracht.
3. Wijzigingen in wensen, scope, systemen, huisstijl, functionaliteiten, koppelingen, content, API’s, hosting of externe tools kunnen leiden tot meerwerk.
4. Meerwerk wordt afzonderlijk geoffreerd of gefactureerd tegen het overeengekomen uurtarief of, bij gebreke daarvan, het gebruikelijke tarief van ScaleDesk.
5. Onder meerwerk valt in ieder geval: extra revisies, nieuwe functionaliteiten, aanpassingen buiten de oorspronkelijke opdracht, herstel door wijzigingen van derden, spoedwerk, migraties, extra koppelingen, foutoplossing door externe software of herstel van door de klant veroorzaakte problemen.
6. ScaleDesk is niet verplicht om bronbestanden, ruwe code, ontwikkelbestanden, projectbestanden, promptstructuren, interne documentatie of technische werkwijzen te verstrekken, tenzij dit schriftelijk is overeengekomen.
7. Bij maatwerk plugins of software kan ScaleDesk gebruikmaken van eigen basiscode, frameworks, snippets, componenten, templates, knowhow en herbruikbare modules. Deze blijven eigendom van ScaleDesk, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
8. De klant is zelf verantwoordelijk voor het maken van back-ups voordat ScaleDesk wijzigingen uitvoert, tenzij back-upbeheer uitdrukkelijk onderdeel is van de opdracht.

Bedenktijd, herroepingsrecht en annulering

Voor consumenten

1. Wanneer de klant consument is en de overeenkomst op afstand wordt gesloten, heeft de consument in beginsel recht op een wettelijke bedenktijd van 14 dagen.
2. De bedenktijd gaat in op de dag waarop de overeenkomst wordt gesloten, tenzij de wet een ander moment voorschrijft.
3. De consument kan binnen de bedenktijd herroepen door ScaleDesk ondubbelzinnig per e-mail te informeren via info@scaledesk.nl.
4. Wanneer de consument verzoekt om direct binnen de bedenktijd te starten met de dienstverlening, mag ScaleDesk bij herroeping een redelijk bedrag in rekening brengen voor de reeds uitgevoerde werkzaamheden.
5. Het herroepingsrecht vervalt voor volledig uitgevoerde diensten wanneer:
   1. de consument vooraf uitdrukkelijk heeft ingestemd met directe uitvoering binnen de bedenktijd; en
   2. de consument heeft erkend dat het herroepingsrecht vervalt zodra ScaleDesk de overeenkomst volledig heeft uitgevoerd.
6. Het herroepingsrecht geldt niet of vervalt, voor zover wettelijk toegestaan, voor digitale inhoud of maatwerk dat direct wordt geleverd of specifiek voor de consument wordt gemaakt, wanneer de consument vooraf heeft ingestemd met directe levering en heeft erkend dat daarmee het herroepingsrecht vervalt.
7. Voor maatwerk, waaronder websites, dashboards, automatiseringen, integraties, plugins, scripts, AI-rapportages en gepersonaliseerde analyses, kan herroeping beperkt of uitgesloten zijn wanneer de uitvoering met uitdrukkelijke toestemming van de consument is gestart.

Voor zakelijke klanten

1. Zakelijke klanten hebben geen wettelijk herroepingsrecht of bedenktijd, tenzij dit uitdrukkelijk schriftelijk is afgesproken.
2. Na akkoord op een offerte, pakket, opdracht of betaalverzoek kan een zakelijke klant de opdracht niet kosteloos annuleren wanneer ScaleDesk al tijd heeft gereserveerd, werkzaamheden heeft verricht, voorbereidingen heeft getroffen of kosten heeft gemaakt.
3. Bij annulering door een zakelijke klant mag ScaleDesk reeds uitgevoerde werkzaamheden, gereserveerde capaciteit, gemaakte kosten en redelijk winstderving in rekening brengen.

Prijzen, betaling en abonnementen

1. Alle prijzen zijn in euro’s. Tenzij anders vermeld, zijn prijzen exclusief btw voor zakelijke klanten en inclusief btw wanneer dit richting consumenten wettelijk verplicht is of expliciet wordt vermeld.
2. Vanaf-prijzen op de website zijn indicatief. De uiteindelijke prijs kan afhangen van scope, complexiteit, systemen, gewenste koppelingen, data, spoed, beheer en maatwerk.
3. ScaleDesk mag vooruitbetaling, aanbetaling of betaling per fase verlangen.
4. Facturen moeten worden betaald binnen de op de factuur vermelde betalingstermijn. Bij ontbreken van een termijn geldt een betalingstermijn van 14 dagen.
5. Bij niet-tijdige betaling is de klant zonder nadere ingebrekestelling in verzuim. ScaleDesk mag wettelijke rente, buitengerechtelijke incassokosten en redelijke administratiekosten in rekening brengen.
6. Bij betalingsachterstand mag ScaleDesk werkzaamheden opschorten, toegang tot dashboards of diensten beperken, oplevering uitstellen, onderhoud stopzetten of abonnementen blokkeren totdat volledig is betaald.
7. Voor abonnementen geldt de overeengekomen looptijd. Bij ontbreken van een specifieke looptijd geldt een maandelijkse looptijd met een opzegtermijn van één maand.
8. Abonnementen worden stilzwijgend verlengd, tenzij de klant tijdig opzegt volgens de overeengekomen opzegtermijn.
9. ScaleDesk mag prijzen periodiek wijzigen, onder meer door inflatie, stijgende kosten, gewijzigde softwareprijzen, hostingkosten, API-kosten, licentiekosten of uitbreiding van de dienstverlening. De klant wordt hierover vooraf geïnformeerd.
10. Betaalde bedragen voor reeds uitgevoerde werkzaamheden, digitale leveringen, maatwerk, setupkosten, onboarding, gereserveerde capaciteit en actieve abonnementsperiodes worden niet terugbetaald, tenzij de wet anders bepaalt.

Gratis AI Check, analyses en advies

1. De gratis AI Check is een indicatieve eerste analyse op basis van door de klant aangeleverde informatie, publiek beschikbare gegevens en/of beperkte beoordeling door ScaleDesk.
2. Aan de gratis AI Check kunnen geen garanties, rechten of aanspraken worden ontleend.
3. Adviezen, rapportages, aanbevelingen, kansen, besparingsinschattingen en verbeterpunten zijn richtinggevend en geen garantie op resultaat.
4. De klant blijft zelf verantwoordelijk voor de beslissing om adviezen of aanbevelingen wel of niet uit te voeren.
5. ScaleDesk is niet aansprakelijk voor beslissingen, investeringen, aanpassingen, campagnes, automatiseringen of bedrijfskeuzes die de klant neemt op basis van een analyse, advies of rapport.

Data, toegang, accounts en beveiliging

1. Wanneer toegang tot systemen nodig is, wordt vooraf afgestemd welke toegang nodig is en voor welk doel.
2. ScaleDesk streeft ernaar om waar mogelijk te werken met read-only toegang, exports, testomgevingen, beperkte rechten of tijdelijke toegang.
3. De klant is verantwoordelijk voor het tijdig en correct aanleveren van gegevens, content, inloggegevens, API-sleutels, rechten, hostingtoegang, domeintoegang, e-mailtoegang, softwaretoegang en andere noodzakelijke informatie.
4. De klant garandeert dat hij bevoegd is om verstrekte data, accounts, software, teksten, afbeeldingen, klantgegevens, bedrijfsgegevens en toegangen met ScaleDesk te delen.
5. ScaleDesk zal redelijke technische en organisatorische maatregelen nemen om gegevens zorgvuldig te behandelen.
6. De klant blijft verantwoordelijk voor het beheer van eigen accounts, wachtwoorden, tweestapsverificatie, back-ups, gebruikersrechten, licenties en beveiligingsinstellingen, tenzij anders overeengekomen.
7. ScaleDesk is niet aansprakelijk voor schade door zwakke wachtwoorden, ontbrekende back-ups, verlopen domeinen, verlopen licenties, blokkades door externe partijen, gehackte accounts, wijzigingen door derden of bestaande beveiligingsproblemen in systemen van de klant.
8. Wanneer ScaleDesk persoonsgegevens verwerkt namens de klant, kunnen partijen een verwerkersovereenkomst sluiten. De klant blijft in dat geval verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG, tenzij wettelijk anders bepaald.
9. ScaleDesk mag technische logs, foutmeldingen, configuratiegegevens en beperkte projectinformatie bewaren voor support, beveiliging, facturatie, bewijsvoering en verbetering van dienstverlening.

Oplevering, acceptatie en support

1. Oplevering vindt plaats wanneer ScaleDesk het werk beschikbaar stelt, demonstreert, publiceert, overdraagt, activeert of meldt dat het gereed is voor controle.
2. De klant moet opgeleverd werk binnen 7 dagen controleren en eventuele gebreken concreet en schriftelijk melden.
3. Wanneer de klant niet binnen 7 dagen reageert, wordt het werk geacht te zijn geaccepteerd.
4. Gebreken worden alleen kosteloos hersteld wanneer deze aantoonbaar binnen de overeengekomen scope vallen en aan ScaleDesk zijn toe te rekenen.
5. Kleine afwijkingen die het normale gebruik niet wezenlijk beperken, vormen geen reden voor afwijzing van oplevering.
6. Na acceptatie vallen wijzigingen, uitbreidingen, nieuwe wensen, optimalisaties, extra revisies en herstel door externe wijzigingen onder meerwerk of support.
7. Support is alleen inbegrepen wanneer dit uitdrukkelijk is overeengekomen. Zonder supportovereenkomst wordt support op nacalculatie uitgevoerd.

Intellectueel eigendom en gebruiksrechten

1. Alle intellectuele eigendomsrechten op door ScaleDesk ontwikkelde concepten, ontwerpen, teksten, code, dashboards, scripts, templates, workflows, analyses, rapportages, werkwijzen, documentatie, plugins, promptstructuren en software blijven eigendom van ScaleDesk of haar licentiegevers, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
2. Na volledige betaling krijgt de klant een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht op het specifiek voor de klant opgeleverde werk voor intern gebruik of voor het overeengekomen doel.
3. De klant mag opgeleverd werk niet doorverkopen, sublicentiëren, kopiëren, openbaar maken, reverse-engineeren of gebruiken voor concurrerende dienstverlening, tenzij schriftelijk toegestaan.
4. ScaleDesk mag algemene kennis, ervaring, ideeën, methodes, frameworks, modules en technische oplossingen hergebruiken voor andere klanten, zolang vertrouwelijke informatie van de klant niet wordt gedeeld.
5. De klant verleent ScaleDesk toestemming om de naam, handelsnaam, website, opdrachtomschrijving, screenshots en globale resultaten te gebruiken als portfolio of case, tenzij de klant vooraf schriftelijk bezwaar maakt.
6. De klant garandeert dat aangeleverde teksten, beelden, logo’s, data, content, merken en materialen geen rechten van derden schenden.

Licenties, externe software en derde partijen

1. Voor bepaalde diensten kunnen licenties, API’s, plug-ins, hosting, AI-tools, e-mailtools, automation tools, CRM-systemen of andere externe diensten nodig zijn.
2. Kosten voor externe software, licenties, hosting, API-verbruik, e-mailverzending, SMS, AI-tokens, advertentiebudget, betaalproviders of andere diensten van derden zijn voor rekening van de klant, tenzij anders afgesproken.
3. De klant is zelf verantwoordelijk voor het naleven van voorwaarden van externe leveranciers.
4. ScaleDesk is niet aansprakelijk voor uitval, prijswijzigingen, beperkingen, dataverlies, blokkades, accountsluitingen, API-limieten, beleidswijzigingen of fouten van externe leveranciers.
5. Wanneer een externe koppeling wijzigt of stopt, kan herstel, vervanging of herbouw als meerwerk worden gefactureerd.

Verplichtingen van de klant

1. De klant werkt actief mee aan de uitvoering van de opdracht en levert tijdig alle benodigde informatie, feedback, toegang, content en besluiten aan.
2. Vertraging door ontbrekende informatie, late feedback, onjuiste gegevens, technische beperkingen of gebrek aan toegang komt voor rekening en risico van de klant.
3. De klant gebruikt de diensten van ScaleDesk niet voor illegale, misleidende, discriminerende, frauduleuze, spamachtige, privacy-schendende of schadelijke activiteiten.
4. De klant is verantwoordelijk voor de inhoud van eigen website, campagnes, e-mails, aanbiedingen, klantcommunicatie, privacyverklaringen, cookiebeleid, productinformatie en juridische teksten.
5. De klant is zelf verantwoordelijk voor het controleren van wettelijke verplichtingen binnen zijn branche, zoals AVG, cookiewetgeving, consumentenrecht, e-commerce regels, reclamewetgeving en boekhoudverplichtingen.

Aansprakelijkheid

1. ScaleDesk is alleen aansprakelijk voor directe schade die het rechtstreekse gevolg is van een aantoonbare tekortkoming van ScaleDesk.
2. ScaleDesk is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, gemiste omzet, gemiste besparingen, reputatieschade, verlies van klanten, dataverlies, bedrijfsstagnatie, claims van derden, boetes, gemiste leads, gemiste orders of schade door uitval van systemen.
3. De aansprakelijkheid van ScaleDesk is beperkt tot het bedrag dat in de drie maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis door de klant aan ScaleDesk is betaald voor de betreffende opdracht of dienst.
4. Wanneer de aansprakelijkheidsverzekering van ScaleDesk in een concreet geval uitkeert, is de aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag dat daadwerkelijk door de verzekeraar wordt uitgekeerd, vermeerderd met het eventuele eigen risico.
5. ScaleDesk is niet aansprakelijk voor schade door onjuiste of onvolledige informatie van de klant, fouten van derden, externe software, hostingstoringen, API-problemen, wijzigingen in platformen, beveiligingslekken bij de klant, ontbrekende back-ups of onbevoegd gebruik van accounts.
6. Iedere aanspraak op schadevergoeding vervalt 12 maanden na het moment waarop de klant bekend werd of redelijkerwijs bekend had kunnen zijn met de schade en de mogelijke aansprakelijkheid van ScaleDesk.
7. De beperkingen in dit artikel gelden niet voor zover aansprakelijkheid volgens de wet niet mag worden beperkt, zoals bij opzet of bewuste roekeloosheid van ScaleDesk.

Overmacht

1. ScaleDesk is niet verplicht verplichtingen na te komen wanneer sprake is van overmacht.
2. Onder overmacht valt onder meer: storingen bij hostingproviders, internetstoringen, stroomstoringen, cyberaanvallen, ziekte, brand, overheidsmaatregelen, oorlog, stakingen, storingen bij externe software, API-uitval, datacenterproblemen, betalingsproviderstoringen, AI-dienststoringen en andere omstandigheden buiten redelijke controle van ScaleDesk.
3. Bij overmacht mag ScaleDesk de uitvoering opschorten of de overeenkomst geheel of gedeeltelijk beëindigen zonder schadeplichtig te zijn.

Vertrouwelijkheid

1. Partijen behandelen vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de overeenkomst ontvangen vertrouwelijk.
2. Vertrouwelijke informatie wordt niet gedeeld met derden, behalve wanneer dit nodig is voor uitvoering van de opdracht, wettelijk verplicht is of vooraf is toegestaan.
3. ScaleDesk mag vertrouwelijke informatie delen met ingeschakelde derden voor zover nodig voor uitvoering van de opdracht, mits deze derden gehouden zijn tot passende geheimhouding.
4. De geheimhoudingsplicht blijft ook na beëindiging van de overeenkomst bestaan.

Beëindiging, opschorting en overdracht

1. Partijen kunnen overeenkomsten beëindigen met inachtneming van de overeengekomen looptijd en opzegtermijn.
2. ScaleDesk mag de overeenkomst direct opschorten of beëindigen wanneer de klant niet betaalt, verplichtingen niet nakomt, onrechtmatig handelt, misbruik maakt van diensten, onjuiste informatie verstrekt of het vertrouwen ernstig schaadt.
3. Bij beëindiging blijven betalingsverplichtingen voor reeds uitgevoerde werkzaamheden, lopende abonnementsperiodes, gemaakte kosten, licenties, setupkosten en meerwerk volledig verschuldigd.
4. Na beëindiging kan ScaleDesk toegang tot dashboards, hosting, beheeromgevingen, support, monitoring of gekoppelde diensten beëindigen.
5. Overdracht van bestanden, data, websites, code of systemen vindt alleen plaats voor zover dit is overeengekomen, technisch mogelijk is en alle openstaande bedragen zijn voldaan.
6. ScaleDesk mag redelijke kosten rekenen voor export, overdracht, migratie, documentatie of technische ondersteuning bij beëindiging.

Klachten

1. Klachten over de uitvoering van de overeenkomst moeten zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen 14 dagen na ontdekking, schriftelijk worden gemeld via info@scaledesk.nl.
2. De klacht moet duidelijk omschrijven wat het probleem is, wanneer het is ontstaan en welke dienst of opdracht het betreft.
3. Het indienen van een klacht schort de betalingsverplichting van de klant niet op.
4. ScaleDesk krijgt altijd een redelijke termijn om een gegronde klacht te onderzoeken en, waar mogelijk, te herstellen.

Bewijs en communicatie

1. Communicatie per e-mail, formulier, chat, factuur, digitale akkoordverklaring of betaalverzoek geldt als schriftelijke communicatie.
2. Administratie, logbestanden, e-mails, opdrachtbevestigingen, facturen, betaalgegevens, projectnotities en digitale registraties van ScaleDesk leveren bewijs op van afspraken en handelingen, behoudens tegenbewijs door de klant.
3. De klant is verantwoordelijk voor het actueel houden van contactgegevens en e-mailadressen.

Toepasselijk recht en bevoegde rechter

1. Op alle overeenkomsten, offertes, diensten en geschillen met ScaleDesk is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
2. Geschillen worden bij voorkeur eerst in onderling overleg opgelost.
3. Wanneer overleg niet tot een oplossing leidt, worden geschillen voorgelegd aan de bevoegde rechter in Nederland.
4. Voor zakelijke klanten geldt dat geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar Chargefield is gevestigd, tenzij dwingend recht anders bepaalt.